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Frisch entdeckt – Mehrere Dokumente in einem Schwung als PDF konvertieren

Mit Libre Office ist es möglich, daß mehrere Dokumente als PDF konvertiert werden können. Das gelingt mit dem wenig bekannten Web-Assistenten der bei Writer unter Datei –> Assistenten –> Web-Seite zu finden ist. Klickert man im zweiten Schritt auf Hinzufügen, so kann man einzeln sämtliche Dokumente, die man ins PDF-Format konvertieren möchte, einzeln auswählen. Im Hauptfenster muß man dann für jede Datei noch die Option PDF – Optimiert für Druck auswählen. Anschließend kann man jedem Dokument noch einen Titel verpassen.

Weiter gehts mit Klicks auf Weiter. Die folgenden Abfragen sind nicht weiter wichtig, wenn nur die PDFs benötigt werden. Diese Schritte beziehen sich nur auf das Erstellen einer Menüseite für das Internet. Wichtig wird dann wieder der Schritt 7. In der Zeile In einem lokalen Ordner gibt man den Speicherort für die PDFs ein. Ein Klick auf Fertigstellen leitet den Export ein.

Hilfreich ist es, wenn man sämtliche Dokumente, die man konvertieren möchte, schon vorher in einem Ordner sammelt und dazu einen weiteren Ordner für die Dateiausgabe erstellt. Allerdings sind die hier erzeugten PDFs für den Druck optimiert. Wer seine Dokumente als PDF archivieren möchte und diese später auch weiterbearbeiten will, der geht nach der Anleitung, die weiter unten verlinkt ist und aus einem früheren Artikel zum Thema besteht.

PDF Konvertieren mit Writer

PDF Konvertieren mit Writer

PDF erstellen und weiter bearbeiten mit Libre Office

Wer kennt den Ärger nicht? Man hat ein PDF-File bekommen oder erstellt und möchte es weiter bearbeiten. Im Internet gibt es dafür einen Haufen an Software, die nur begrenzt einsetzbar ist oder wenig taugt. Bessere Software kostet dann natürlich auch schnell mal zwischen 40 und 600 Euro cirka. Der Platzhirsch von Adobe mit dem grandiosen Namen Professional XI kostet schonmal schlappe 665 Euro. Er kann im Gegensatz zu anderen PDF-Bearbeitern auch das Meiste.

Einfacher erstellt man seine PDF-Dateien gleich mit LibreOffice. Und das vereint gleich mehrere Vorteile in einem Programm. Für jeden Anwender ist es ersteinmal kostenlos. Schon der Preis und die Funktionsvielfalt, die einem proprietären Office Programm aus Redmont (MS-Office) konkurenz machen kann, sind für viele Privatanwender gute Argumente, um sich für Libre Office zu entscheiden. Weiterhin gibt es LibreOffice für alle gängigen Betriebssystemne (Windos, MacOS und Linux). Zudem liegt auch LibreOffice bei vielen Linux Distributionen als Standard Office-Suite bei oder es gibt es oft auf einer CD/DVD-Beigabe zu diversen Zeitschriften dazu. Seit je her kann LibreOffice auch schon PDFs speichern. Seit einigen Versionen bietet Libre Office allerdings auch einen Hybrid-PDF Converter an. Das bedeutet nichts anderes, daß in die erzeugte PDF-Datei die Quelldaten auch noch als ODF Dokument eingebettet wird. Das ermöglicht das nachträgliche Bearbeiten einer einmal erstellten PDF-Datei. Zudem hät LibreOffice auch die Bestimmungen für Langzeitarchivierung im PDF/A-Format ein.

Wie geht denn das alles?

Die Funktion liefert Libre Office schon in der Standardinstallation für die meisten gängigen Betriebssysteme (Windows, MacOS und Linux) mit aus. Linuxnutzer bekommen bei den gängisten Distributionen schon eine halbwegs aktuelle LibreOffice-Installation mit dazu oder können sich diese aus den gängigen Paketquellen und Repositories nachladen.

In den folgenden Schritten wurde LibreOffice Writer genutzt, was nicht heißen soll, daß es bei Calc nicht gehen würde.

Man öffnet Writer oder meinetwegen auch Calc in LibreOffice und schreibt oder bearbeitet ersteinmal das Dokument seiner Wahl und nach gutdünken. Hat man seine Bearbeitung abgeschlossen, öffnet man im im Menü Datei den Befehl Exportieren als PDF, folgendes Bild Zeigt wo es steht.

Das Menü Datei mit dem Befehl Exportieren als PDF

Das Menü Datei mit dem Befehl Exportieren als PDF (Linksklick zum Vergrößern)

In der Registerkarte Allgemein steht noch eine Option für Grafiken. JPEG kann man in einer beliebigen Qualitätsstufe zwischen 1 und 100 Prozent speichern, sowie die Pixeldichte reduzieren oder erhöhen. Standardmäßig sind 300 dpi eingestellt.

Darauf hin öffnet sich das Fenster PDF-Funktionen. In diesem Feld muß mindestens der Haken vor Eingebundene OpenDocument-Datei stehen. Ein Klick auf PDF/A-1a lässt das entstehende Dokument für Langzeitarchivierung speichern. Zudem kann man bei dieser Auswahl zusätzlich noch die genutzten Standardschriftarten ins PDF mit einbetten, um später mit anderen Editoren besser am Layout zu werkeln. Bei PDFs für Langzeitarchivierung werden Standardschriftarten grundsätzlich mit eingebettet, denn es könnte sein, daß diese in ein paar Jahren nicht mehr auf anderen Rechnern vorhanden sind. So kann man dann munter weiter bearbeiten.

PDF Optionen

PDF Optionen zur Feineinstellung der erhaltenen PDF Datei (Linksklick zum Vergrößern)

Der Registerreiter Sicherheit ist noch recht interessant. Hier kann man das entstehende PDF mit Kennwörtern versehen und verschlüsseln, solang man das PDF nicht für Langzeitarchivierung als PDF/A setzt. Um ein PDF noch weiter verfolgen zu können, kann man unter dem Reiter Allgemein zusätzlich noch ein beliebiges Wasserzeichen setzen.

Die Anfangsdarstellung bewirkt das Verhalten im genutzten PDF Betrachter, meist ist das der Adobe Reader. So kann man beispielsweise bestimmen, ob Doppelseiten angezeigt werden, oder Lesezeichen oder eine Seitenleiste mit angezeigt werden sollen.

Die Benutzeroberfläche definiert, wie das Anzeigeprogramm geöffnet werden soll, beispielsweise im Vollbildmodus mit zentrierter Seite und so weiter und so fort. Unter Verknüpfungen wird das Verhalten von URLs fürs Internet definiert, das heißt mit welchem Programm beispielsweise eine im Dokument verlinkte Internetseite geöffnet werden soll. Weiterhin wird das Verhalten von Verknüpfungen auf andere Dokumente und Dateien festgelegt. Hauptsächlich sind die wichtig, wenn das PDF auf dem eigenen Rechner weitergenutzt werden soll.

Links

Nun wieder die obligatorischen Links. Der PDF Export ist bereits in der Standardinstallation von Libreoffice mit enthalten, das heißt man benötigt kein weiteres Plugin oder Extension dafür.

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